Perder e-mail pode ser um problema grave para ambos os setores público e privado. Recentemente, a Casa Branca entrou debaixo de fogo por não ter seus arquivos de e-mail, mesmo após a administração Clinton instituir um sistema de arquivamento, devido a um escândalo semelhante. A administração de Bush anulou o sistema atual de arquivamento como parte de uma evolução do Lotus Notes para o Microsoft Exchange e o seu sistema atual apresenta uma combinação de fitas de backup e triagens manuais.
No princípio desta semana, segundo o Washington Post, foi revelado que a Casa Branca não foi capaz de encontrar e-mails enviados durante um período, em 2003, que engloba a invasão do Iraque.
Um arquivamento eficaz de e-mail pode ser difícil, uma vez que são enviados em grandes quantidades, o que torna difícil a gravação numa forma que torne fácil para procurar e comprovar adulteração de provas. Estas exigências são particularmente importantes para o e-mail que é necessário em processos judiciais e de outras situações jurídicas.
Felizmente, os especialistas dizem que há muitas e boas tecnologias de arquivamento correto de e-mail e que as capacidades só têm obtido melhorias nos últimos anos.
“Fitas de backup tem sido um método ruim de arquivamento de e-mail”, diz Mark Diamond de Contoural, uma consultoria de armazenamento de dados.
Sistemas de fita geram snapshots de dados em conjunto de intervalos diários ou semanais, deixando em aberto a possibilidade de que os dados poderiam ser suprimidos antes de uma cópia poder ser feita. Por conseguinte, fitas de backups são realmente boas apenas como um seguro contra falhas no sistema. Um sistema de arquivamento descente, diz Diamond, “inclui a capacidade de saber o que você tem e da capacidade para… Encontrar e-mails e recuperá-los facilmente, o que é muito difícil em fitas de backup”.
Há também um crescente reconhecimento de que os sistemas de arquivamento necessitam ser automatizados, de modo a funcionar corretamente, em contraste com o laborioso e imperfeito método manual de triagem que está atualmente em vigor na Casa Branca. Mesmo hoje, muitos sistemas de arquivamento digital gravam os arquivos em vários locais. Uma pesquisa completa de todos os arquivos relacionados a uma determinada ação judicial poderia exigir que se procurassem em muitas máquinas em locais diferentes.
Diamond diz que um bom sistema de arquivamento faz um balanço do e-mail assim que ele chega ao servidor. Outras ferramentas automatizadas visam à proteção do endereço de email que diz respeito ao conteúdo existente, e para tornar mais fácil a classificação das mensagens guardadas através das mensagens já existentes.
Diamond diz que novos sistemas de arquivamento vão além da simples armazenamento de e-mails, fazendo com que seja possível recuperar, em questão de minutos, dados que poderiam levar semanas ou meses para chegar na mão.
Uma típica empresa “Fortune 500”, Diamond diz, tem mais de 150 ações judiciais pendentes, em determinado momento. Pelo menos 50% do custo do processo, ele acrescenta, é alocado em recuperar os documentos necessários, a maioria dos quais são eletrônicos.
Embora à primeira vista, pode parecer importante resolver os e-mails que necessitam de ser mantidos, alguns especialistas dizem que é melhor manter todos eles. Robin Bingeman, gerente de produtos para Forensic e Compliance Systems, uma empresa britânica que possui uma ferramenta para arquivamento de emails chamada Cryoserver, tem um exemplo favorito para ilustrar o ponto.
Imagine um e-mail que diz o seguinte:
“Olá Bill, foi bom vê-lo na semana passada. Lamentamos por saber da infecção nos rins de Eileen. Espero que ela saia do hospital em breve. Bom, aqui está o documento que eu prometi. Penso que temos de ter uma equipe técnica para dar uma olhada nele, antes que se torne uma preocupação para os clientes”.
“Dependendo da sua perspectiva, ele ressalta, o e-mail pode ser pensado como assunto pessoal. Mas também contém informações sobre responsabilidade pelos produtos que, pelo menos de acordo com a lei européia, tem de ser guardadas por 10 anos.
Uma triagem humana poderia facilmente concentrar somente no aspecto do e-mail, e numa linguagem natural de processamento que provavelmente se torne confuso.
Peter terSteeg, diretor técnico da Quest Software’s , diz que as empresas devem fazer mais do que apenas salvar o e-mail, no entanto.
“As empresas precisam de um painel de vidro para encontrar todos os dados de que necessitam para o processo”, diz ele. “Eles precisam encontrar fornecedores que vão fazer um investimento significativo em que o único painel de vidro vai pesquisar em todos os tipos de dados nessa organização.” Arquivos ou dados produzidos em colaboração web-based, por exemplo, através do Microsoft SharePoint, precisam ser arquivados junto com o e-mail, diz terSteeg. Um desafio para os próximos vendedores como a Quest, diz ele, é desenvolver um sistema que arquiva todos estes tipos de dados e torná-os fáceis de pesquisar e produzir como prova em tribunal, mesmo que a quantidade de dados cresça substancialmente no tempo de vida de uma organização.
TM Ravi, CEO da Mimosa Systems concorda sobre a direção em que o campo está tomando. Na verdade, no início desta semana, a Mimosa anunciou novos recursos para o sistema de arquivamento dos emails existentes, que permitirá as empresas arquivar e pesquisar documentos além dos e-mails e mensagens instantâneas.
Utilizando uma técnica chamada global single instancing, as pesquisas de software através do arquivo para gravação idêntica dos dados em múltiplos locais – por exemplo, se um arquivo Word é salvo por um usuário e depois enviado por email para 40 pessoas dentro de uma empresa – e mantém apenas uma cópia.
“No fim do dia”, diz Diamond, “o arquivamento de e-mail não é uma questão de salvar um e-mail. É uma questão sobre controle.” Considerando o amadurecimento das ferramentas no mercado nos últimos anos, diz ele, a maior parte dos problemas surgem quando as organizações, incluindo a Casa Branca, não adotam boas políticas para a utilização das tecnologias disponíveis.
Fonte: Erica Naone por Technology Review
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